Keskusteluissa asiakkaidemme kanssa olemme huomanneet, että tiedolla johtaminen on noussut keskeiseksi puheenaiheeksi keskijohdossa, lähes toimialalla kuin toimialalla. Samaan aikaan moni jututtamistamme päättäjistä kokee, että polku tiedolla johtamisen jalkauttamiseen ei ole selkeä. Haluamme osaltamme olla auttamassa sinua alkuun pääsemisessä, sillä näkemyksemme mukaan monet kompastuskivet voi väistää.
Microsoftin ja PwC:n syyskuussa 2017 julkaiseman “How Finland is Embracing Digital Transformation” -tutkimuksen mukaan Suomi on digitalisaation kärkeä sekä Euroopan että koko maailman mittakaavassa. Tutkimukseen osallistuneista suomalaisyrityksistä jopa 86% on määritellyt digitalisaation yhdeksi tärkeimmistä strategisista päämääristään.
Digitalisaation myötä siihen läheisesti liittyvä tiedolla johtaminen on noussut vahvasti mukaan yleiseen keskusteluun myös Suomessa. Vaikka termi saattaakin olla tuttu, kertauksen vuoksi: tiedolla johtamisella tarkoitetaan prosessia, jossa mittareihin pohjattu data muutetaan analyysin kautta liiketoimintaa ohjaaviksi johtopäätöksiksi.
Olemme huomanneet, että tiedolla johtaminen hyödyttää lähes kaikenlaisia organisaatioita, mutta sitä ei silti hyödynnetä riittävästi. Aloitamme siksi tämän blogisarjan keskittymällä pelkoihin ja asioihin, jotka saattavat muodostua tiedolla johtamisen esteeksi. Älä kuitenkaan pelästy, sillä tämän kirjoituksen tarkoituksena ei ole maalata piruja seinille, vaan tarjota sinulle vinkkejä näiden esteiden ylittämiseen.
Jokainen meistä on kuullut huonosti toteutetuista IT-projekteista, jotka ovat paisuneet valtaviksi ilmapalloiksi - ja pahimmillaan poksahtaneet. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että tiedolla johtamisen mahdollistavien työkalujen jalkauttaminen olisi mahdotonta. Prosessi kun voidaan jakaa osiin.
Lähde liikkeelle sinulle merkittävimmästä ongelmasta, johon pyrit löytämään ratkaisun yhden tai muutaman tietolähteen tuottamalla datalla. Monesti jo näin yksinkertainen prosessi mahdollistaa toimintaa tehostavien johtopäätöksien tekemisen. Projektin kustannukset pysyvät aisoissa, tuloksien saanti nopeutuu ja toiminnan tehostuminen kattaa projektin kustannuksia. Voit skaalata toimintaa perustellusti jatkossa, kun omaat jo näyttöä sijoitetun pääoman tuotosta.
Vaikka tiedolla johtaminen liittyy dataan ja analytiikkaan, ei sen tueksi vaadita välttämättä IT-osastoa tai tietovirtojen käsittelyyn erikoistunutta analyytikkoa. Molemmista on tietysti apua, mutta vaikka organisaatiostanne kyseistä osaamista löytyisi, on rajalliset resurssit monesti sidottu muihin projekteihin.
Datan keräämiseen ja sen yhdistämiseen eri lähteistä voidaan hyödyntää IT-osaston lisäksi myös osaavaa kumppania. Kun projekti on tarkkaan rajattu, kumppanin kanssa toimiminenkin on helpompaa. Jos organisaatiostanne löytyy henkilö, joka osaa käyttää Exceliä, pääsette tiedolla johtamisessa hyvin alkuun. Lopusta vastaa valveutunut palveluntarjoaja, joka integroi tarvittavat alustat keskenään, pitää huolen riittävästä koulutuksesta ja tukee jatkossa työkalun jalkauttamista yhä monipuolisempiin käyttötarkoituksiin.
On totta, että suuri määrä dataa mahdollistaa ihannetilanteessa halutun asian tarkemman tarkastelun. Mutta jos data on huonolaatuista, eli jos esimerkiksi CRM-järjestelmään on kirjattu tietoja puutteellisesti tai väärin, on siitä riski vetää johtopäätöksiä, sillä ne saattavat ajaa toimintaa väärään suuntaan.
Kun uskot datasta löytyvän kiinnostavia ja toimintaa aiheuttavia havaintoja, on perusteltua panostaa sen laatuun. Datan laadun varmistaminen on samanlaista työtä kuin mikä tahansa muukin laadunvarmistus: etsitään laatuongelmien juurisyyt ja kehitetään korjaavia toimenpiteitä. Prosessi ottaa oman aikansa ja vaatii hieman panostuksia, mutta maksaa itsensä takaisin varmistamalla, että johtopäätöksiä tehdään faktojen pohjalta.
Varsinkin isoille organisaatioille on tyypillistä, että data saattaa useiden eri toimintojen ja satojen tai tuhansien potentiaalisten tietolähteiden takia pirstaloitua. Datan pirstaloituneisuutta on vaikea poistaa, mutta esteen voi kiertää. Ratkaisu on sama kuin kohdassa yksi, pilkotaan projekti osiin.
Käsittelimme tämän lähestymistavan hyötyjä jo resurssien näkökulmasta, mutta sillä on myös toinen merkittävä etu. Kun keskityt vain olennaisimpiin mittareihin, keräät vain sinulle merkityksellistä tietoa. Tämän seurauksena sinulla on vähemmän turhia raportteja seurattavana, jolloin aikasi säästyy olennaisten signaalien seuraamiseen ja seuraavien siirtojen ennakoimiseen. Voit siis aidosti priorisoida tekemistäsi ja keskittyä siihen 20%:n työstä, joka tuottaa 80% tuloksista.
Pelkkä datan kerääminen ei itsessään ole tiedolla johtamista. Jos data ei ohjaa organisaation toimintaa, on prosessi todellisuudessa pelkkä kuluerä. Mitä suunnittelemasi mittari mittaa? Onko mitattavalla asialla mitään yhteyttä liiketoiminnan ytimeen? Jos yhteyttä ei löydy, mittarin hyödyllisyyden voi hyvästä syystä kyseenalaistaa.
Miten sinun sitten tulisi hyödyntää dataa? Analysoimalla sen pohjalta asioiden syy-seuraussuhdetta. Mitä data kertoo sinulle tutkitusta prosessista, esimerkiksi myynnistä tai asiakastyytyväisyydestä? Millä muutoksilla pääset datan perusteella haluttuun lopputulokseen? Vain numeroiden taustalla olevien syy-seuraussuhteiden analysointi ja mallintaminen mahdollistaa johtopäätösten tekemisen, joiden pohjalta voidaan tehdä toimintaa tehostavia muutoksia.
Jotta analyysi olisi jouhevaa, tulee data pystyä esittämään helposti ymmärrettävässä muodossa. Ihmisaivot ovat paljon tehokkaampia visuaalisten asioiden käsittelyssä kuin yksittäisten teksti- ja numerorivien analysoinnissa, joten datasta löydettyjen keskeisten ilmiöiden esittäminen kuvaajina auttaa tekemiesi havaintojen kommunikoimisessa. Kuvaajat toimivat tehokkaana todistusaineistona, jota voit esittää tekemiesi johtopäätösten tukena.
Datan visualisointi oli aiemmin paljon manuaalista työtä vaativa ja aikaa vievä vaihe. Nykypäiväisillä työkaluilla työvaihe tapahtuu automaattisesti, kun työkaluihin on kerran yhdistetty halutut tietolähteet ja oikeat mittarit. Kun aloitat datan visualisoinnin askel kerrallaan hyödyntäen ohjelmistojen automaattisia raportointitoimintoja, on lopputuloksena valtavien raporttien ja informaatioähkyn sijasta räätälöity näkymä, joka vastaa juuri sinulle merkittäviin kysymyksiin.
Johtopäätökset
Kuten huomaat, tiedolla johtamisesta tehdään usein huomattavasti monimutkaisempi harjoitus kuin olisi tarpeen. Lähde liikkeelle pala kerrallaan, kotiuta pikavoitot ja skaalaa prosessia vasta jatkossa. Less really is more.
Eikö organisaatiossanne hyödynnetä tiedolla johtamista vielä niin hyvin kuin toivoisit? Ei hätää! Kirjoitimme aiheesta napakan ja selkokielisen e-kirjan, jonka avulla pääset liikkeelle tiedolla johtamisessa ilman miljoonien eurojen IT-projekteja:
Plan Brothers on hieman yli 30 ammattilaista työllistävä suomalainen yritys, joka tarjoaa helppokäyttöisiä verkko- ja mobiilityökaluja auditointeihin, riskienarviointeihin, tapahtuma- ja poikkeamaraportointiin sekä pelastussuunnitteluun. Tarjoamme työkalujemme ohella konsultaatiopalveluita, joiden avulla ratkaiset sekä kiinteistöturvallisuuteen että datan visualisointiin ja tiedolla johtamiseen liittyvät haasteet. Lisätietoja osoitteesta planbrothers.io.